UNIDAD 1
Los administradores y sus funciones
Introducción
Cualquier tarea que requiera la coordinación de una serie de elementos necesita ser administrada. Para construir una piscina se requiere una planeación que, asegure entre otros, que:
• Esté situada adecuadamente y cumpla los requisitos del gobierno local
• La cubierta de cemento o fibra de vidrio llegue después de cavar el hoyo
• Se instale un sistema de filtración apropiado
• Se instalen las vallas correspondientes antes de llenarla con agua
Éste es un proceso que necesita ser administrado.
De la misma manera en las organizaciones que luchan por alcanzar objetivos complicados, hay una alta demanda de capacidades administrativas para garantizar que todo marche bien.
La administración es el proceso mediante el cual una tarea compleja se realiza satisfactoriamente con y gracias al empleo de otras personas y otros recursos.
Funciones de la administración
Los administradores tienen la gran responsabilidad de ocuparse de los recursos (gente, capital, información y tecnología necesarios para realizar el trabajo) y el proceso (los procedimientos y prácticas para finalizarlo). En esencia, organizan y coordinan actividades laborales para lograr las metas trazadas. Para hacerlo de manera efectiva, los administradores necesitan emprender las siguientes actividades:
• Planeación
• Organización
• Liderazgo
• Control.
Planeación
Ésta incluye planificar las metas a corto y largo plazo de la organización como un todo, para las unidades de trabajo dentro de la organización y para los individuos. Una planeación apropiada, con participación del personal y grupos de clientes, ayuda a garantizar un correcto alineamiento entre las prioridades de la organización, los intereses del personal y las necesidades de los clientes o usuarios.
Para un administrador, la planeación implica articular claramente los objetivos trazados, determinar los recursos necesarios para alcanzarlos, preparar presupuestos y cronogramas y priorizar las tareas,
Debido a que la planeación a largo plazo implica cambios de algún tipo, la planeación consultiva ayuda en la administración de este cambio, y conduce a rnejores resultados para todos los interesados.
Organización
La organización es necesaria para asegurar que recursos como personal, equipos, entrenamientos apropiados o materiales, estén disponibles cuando se necesiten para alcanzar los objetivos de cualquier plan. El recurso empleado debe controlarse y deben tomarse las acciones correctivas cuando sean apropiadas. Además, acciones como establecer procedimientos y diagramas de flujos, preparar la documentación necesaria y revisar las prácticas laborales, forman parte de la organización necesaria para poner en marcha los planes.
Liderazgo
El liderazgo es necesario para motivar, animar y entusiasmar al personal para que alcance las metas de la organización y las suyas propias. Esto incluye apoyar y motivar al personal, aconsejar a individuos, dar ejemplos de comportamientos apropiados y crear ambientes propicios para el desarrollo del potencial individual. Sin el ánimo y el apoyo de la administración en todos los niveles, el personal carecerá de una alta motivación y participación personal, con los consecuentes costos para la organización.
Control
El control es necesario para asegurar que el progreso hacia las metas deseadas continúe como se espera. Esto requiere el establecimiento de procedimientos apropiados, guías y estándares (de común acuerdo con el personal que se espera realizará el trabajo, contra las cuales pueda medirse el progreso.
El control también se aplica a actividades como las de asegurarse que se sigue la legislación, los procedimientos y las políticas; que se vigilan las normas de calidad y las fechas límite, y que las prácticas laborales estén documentadas como es debido.
Expectativas del personal y de la administración
Probablemente sea útil considerar en profundidad el rol del personal de dirección y de soporte, pues es una de las tareas más difíciles y exigentes que enfrentan los administradores a cualquier nivel, e incide directamente en los demás aspectos de su trabajo. Además, es un área en la cual la administración y el personal pueden discrepar radicalmente en la idea que tienen con respecto a lo que implica una tarea.
Una buena manera de determinar hasta qué punto difieren estas percepciones (y destacar así las áreas que pueden generar conflictos o malentendidos) es preguntar a los administradores qué piensan sobre lo que implica su papel como líderes, y luego formular la misma pregunta al personal que tienen a su cargo. Si existe un nivel razonable de coincidencia entre los dos grupos, entonces sus expectativas serán similares y alcanzarán sus objetivos más fácilmente. Por el contrario, si existen puntos de vista muy diferentes entre el personal y los administradores, pueden surgir problemas que reduzcan la efectividad de la organización.
Expectativas de la administración
En una encuesta realizada en una pequeña agencia gubernamental en 1995, se les pidió a los administradores que realizaran una lista indicando qué esperaban ellos de su personal. Las siguientes expectativas fueron recurrentes:
· Que entreguen los resultados esperados en los plazos establecidos
· Que alcancen las normas de calidad exigidas
· Que acepten su responsabilidad por los resultados y los plazos
· Que intenten mejorar los sistemas y procesos
· Que sean miembros leales, efectivos y proactivos del equipo
· Que participen en reuniones y discusiones
· Que apoyen las decisiones tomadas una vez realizadas las consultas y discusiones correspondientes
· Que compartan la responsabilidad por su desarrollo y capacitación personal
· Que ayuden a otros miembros del equipo cuando se requiera
· Que lleven los problemas inicialmente a su supervisor inmediato
· Que pongan en práctica políticas y prácticas de seguridad y salud ocupacional.
Expectativas del personal
Se realizó la misma encuesta con el personal sobre qué les gustaría que sus jefes proporcionaran. Algunas respuestas fueron:
· Dirección y liderazgo al grupo
· Respeto al grupo y a los individuos
· Un ambiente de trabajo seguro, saludable y respetuoso
· Oportunidades de participar en la toma de decisiones que afectan al grupo o a un individuo en particular
· Soluciones creativas e innovadoras a los problemas
· Plazos y prioridades negociadas
· Recursos adecuados para realizar las tareas
· Delegación de responsabilidades
· Capacitación adecuada y oportunidades de ascender en su profesión
· Representación efectiva del área ante la administración superior y ante organizaciones externas o grupos de pares.
· Un buen flujo de información de doble vía entre la alta gerencia y, el equipo de trabajo
· Prácticas de vinculación y promoción justas y apropiadas
· Habilidad y voluntad para hacer efectivas decisiones “difíciles".
Ser conscientes de estas discrepancias ocasionales sobre lo que se espera puede ayudar a superar los problemas y las dificultades y ayudar a los gerentes a enfrentar los desafíos de su liderazgo.
EJERCICIO 1. 1
Liz dirige la sección de Circulación en una biblioteca pública muy concurrida, se encarga de que todo marche bien y de que haya personal adecuado todo el tiempo. Hay 15 personas que hacen este trabajo, incluidos los empleados de medio tiempo. Algunos son temporales y otros trabajan los fines de semana, algunos atienden sólo en Circulación, otros trabajan en Circulación y realizan otras actividades como colocar los libros en las estanterías, solucionar solicitudes de referencia, etc. La directora de la biblioteca mencionó a Liz el otro día, que le preocupaba que no hubiera suficiente personal en el turno de la noche, al parecer había mucha demanda de servicios en esa jornada, ahora que el supermercado cercano permanecía abierto hasta tarde en la noche. La directora le pidió a Liz que creara un nuevo turno para dejar dos personas permanentemente en Circulación, pero teniendo cuidado de no incrementar los costos o de asignar turnos de más de cuatro horas.
A continuación se indican las principales funciones de la administración. En cada encabezamiento describa lo que Liz debe hacer para cumplir con esta tarea.
Planeación
Organización
Liderazgo
Control
Habilidades del administrador
Con el propósito de asumir las funciones ya descritas, los administradores necesitan desarrollar tres amplios grupos de habilidades:
• Interpersonales
• Técnicas
• Conceptuales.
Habilidades interpersonales
La facilidad para trabajar con personas es esencial para que un administrador obtenga lo mejor del equipo de trabajo. Con estas habilidades un administrador puede fácilmente motivar, liderar, inspirar, crear confianza, resolver conflictos, capacitar y mejorar al personal y crear una atmósfera de trabajo apropiada que valore tanto a la gente como la productividad
Habilidades técnicas
Éstas son las habilidades y el conocimiento necesarios para que el administrador comprenda la naturaleza del trabajo realizado.
Los administradores no necesitan un alto nivel de competencia en las habilidades técnicas que supervisan, pero sí entender suficientemente el proceso para estimar cuánto tiempo toma normalmente una tarea y los recursos que requiere. Sin una comprensión adecuada del trabajo y de las habilidades, el administrador no puede ayudar a solucionar un problema, tendrá dificultades para definir metas productivas satisfactorias y no estará seguro de las normas necesarias para realizar un trabajo de calidad.
Habilidades conceptuales
Este tipo de habilidad es importante para comprender el marco general, pensar a largo plazo y entender las consecuencias de las acciones. El éxito a largo plazo de una organización depende de que la administración use satisfactoriamente las habilidades conceptuales y analíticas para planear y guiar el crecimiento de la organización y su proyección hacia el futuro.
EJERCICIO 1 .2
En la situación descrita en el ejercicio 1.1, Liz debía tomar una serie de medidas para reorganizar la sección de Circulación. Divida estas tareas en los grupos de habilidades generales expresadas con anterioridad.
Habilidades interpersonales
Habilidades técnicas
Habilidades conceptuales
Niveles de administración
Desde luego, no todos los administradores invierten el mismo tiempo en las cuatro funciones o usan las habilidades necesarias en las mismas proporciones. Por lo general, las funciones y habilidades requeridas dependen del nivel del administrador y de la naturaleza de su trabajo. A grandes rasgos estos niveles son:
Administradores de primera línea
Los administradores de primera línea o supervisores inspeccionan el trabajo de un pequeño grupo del personal, no el de otros administradores, y tienen autoridad limitada.
Estos administradores se encargan de liderar la formación de un espíritu de equipo y motivación, controlar para asegurar que se cumplan los plazos establecidos y se dé un servicio satisfactorio a los clientes; organizar para que los procesos fluyan como es debido, y planear las actividades diarias.
Necesitan un alto nivel de experiencia técnica o competencia en el trabajo del equipo, ya que se les puede pedir que aporten soluciones técnicas y tomen decisiones concernientes a la naturaleza de dicho trabajo. Las habilidades interpersonales también son importantes para mantener la motivación del grupo, y que los empleados se sientan apoyados y protegidos. Las habilidades conceptuales son menos importantes en este nivel, dado que la participación de estos administradores en la planeación a largo plazo y la toma de decisiones, es muy limitada.
Ejemplos: Jefe de la sección de circulación, supervisor de estanterías.
Mandos medios
Los mandos medios dirigen las actividades de otros administradores así como los del personal. A menudo son responsables de la planeación de políticas y procedimientos, y pueden tener responsabilidades presupuestales y de dotación de personal.
Estos administradores se ocupan de planear mejoras en las prácticas y procedimientos; organizar a largo plazo para asegurar que haya recursos suficientes, por ejemplo personal; ejercer control para garantizar que los planes y procedimientos estén funcionando como se previó, y motivar para crear un clima en el cual puedan crecer equipos efectivos y eficientes.
Necesitan menos experiencia o competencia técnica en el trabajo del equipo, ya que a menudo se basan en las recomendaciones de los administradores de primera línea para tomar decisiones. Sin embargo, deben ser capaces de interpretar adecuadamente dichas recomendaciones. Las habilidades interpersonales son importantes para lograr que los individuos y el equipo comprendan las razones de las decisiones y acciones, y estén motivados alcanzar las metas de la sección u organización. Las habilidades conceptuales se hacen más importantes a este nivel ya que aumentan la participación en la planeación más compleja y de largo plazo.
Ejemplos: Administrador de una biblioteca especializada, jefe de sección en un centro de información grande.
Alta gerencia
La alta gerencia dirige las actividades de la organización como un todo. Es responsable de las decisiones a largo plazo y de mantener en alto la moral de los miembros de una institución.
La alta gerencia considera las amenazas a largo plazo y las oportunidades de la organización y se encarga de trazar las políticas hacia el futuro, no las de corto plazo o las diarias. Participa en la proposición o aprobación de cambios a las prácticas y procedimientos; delega la autoridad necesaria para organizar los recursos y garantiza la incorporación de medidas de control apropiadas en los planes a largo plazo. Finalmente, la alta gerencia establece la atmósfera para una organización que anime al personal a desarrollar totalmente su potencial.
A este nivel, es poco probable que los administradores posean una amplia experiencia técnica en el trabajo de la organización; en cambio cuentan con las recomendaciones del personal en los niveles inferiores. Las habilidades interpersonales son muy importantes para asegurar que los niveles de administración inferiores y el personal vayan "de la mano" con los objetivos de la organización. Las habilidades conceptuales son el atributo más importante a este nivel, en el cual los administradores hacen planes a largo plazo y tienen que hacer suposiciones con respecto a eventos complejos en el futuro. En toda organización es esencial una visión clara para alcanzar el éxito a largo plazo.
Ejemplo: El director de un sistema de bibliotecas públicas, un bibliotecólogo universitario.
EJERCICIO 1.3
En una biblioteca universitaria grande, analice cada nivel de administración y sus responsabilidades. Indique algunas de las áreas que podrían ser importantes en cada nivel. Por ejemplo:
a. El bibliotecólogo universitario necesita planificar para:
b. Los administradores de línea media (mandos medios) podrían necesitar hacer frente a asuntos de personal relacionados con:
c. los supervisores de primera línea tendrán que enfrentarse con:
ESTUDIO DE CASO
(En un grupo pequeño, analice el siguiente estudio de caso como si usted fuera el administrador o el supervisor. Use lo expuesto en esta unidad como guía, y realice una lluvia de ideas y otras opciones. Se espera que usted desarrolle una solución práctica y viable que beneficie al personal y a la organización)
Sandra es empleada por la compañía de Catalogación, un servicio de catalogación por contrato, para realizar el trabajo de catalogación en una biblioteca gubernamental. Su trabajo requiere asumir la catalogación original de material no encontrado sobre Cinética. Esto hace parte de un proyecto de catalogación retrospectiva que busca incluir algunos materiales muy antiguos en la base de datos.
Sandra recibe $20.00 por cada documento que catalogue completamente, sin tener en cuenta su complejidad. Sandra no está satisfecha con este acuerdo, pues esta catalogación es muy compleja y demanda mucho tiempo, de manera que sus pagos son más bajos que para el personal de planta de la biblioteca, que a menudo se encarga de trabajos menos exigentes.
Sandra ha discutido este asunto con su compañía, pero ellos argumentan que en el momento no están en capacidad de cambiar los acuerdos establecidos debido a la naturaleza del contrato que tienen con el departamento. La flexibilidad del acuerdo (puede trabajar 30 horas semanales como ella prefiera) le favorece mucho, y no quiere retirarse a pesar del bajo salario. Sin embargo, se siente frustrada e irritada con el trabajo y con su empleador
Considere qué tan apropiado ha sido el ejercicio de las habilidades conceptuales, interpersonales y técnicas de la compañía de Catalogación en el manejo de este contrato. Si usted fuera Sandra y tuviera que negociar otro contrato, ¿cómo se aseguraría de que sus necesidades fueran tenidas en cuenta?
Actividad después de clase. (Lectura de un artículo.)
Buscar un artículo referente a las funciones de un administrador de biblioteca o administración de bibliotecas
Después de la lectura hacer un resumen (máximo dos cuartillas)
Opinión personal (máximo una cuartilla)
Bibliografía en formato APA